Как да укротим затрупан офис

Важно е всеки да осъзнае, че организирането е процес и наистина никога не е „свършено“. Можете да създадете система, която работи за вас сега, но мога да ви гарантирам, че системата ще трябва периодично да се настройва, за да продължи да работи.

Освен това е важно да разговаряте помежду си и да се съгласявате как трябва да изглежда офисът - вашето определение за организиран несъмнено се различава от неговото. Също така създайте „длъжностни характеристики“ - ангажирайте се взаимно как ще работите за организиране и поддържане на офиса. „Ще изпратя файл за вас, ако поставите всичко, което трябва да бъде подадено на едно място“ „Ще запазя това пространство чисто, ако го поддържате чисто“

Въпреки че може да не разбирате работата му достатъчно добре, за да организира неговите технологични части и части, можете да създадете система за архивиране на книгите и документите му. В зависимост от броя на книгите, които има, една възможност може да бъде да оцветите кодовете на книгите и рафтовете.

Класифицирайте книгите по тематика и определете категорията като цвят. Купете малки цветни точки във всеки магазин за офис консумативи, поставете точката върху гръбнака на книгата и поставете една и съща цветна точка на подходящия рафт на шкафа за книги. Тогава е просто въпрос на съвпадение на цветовете, за да поставите книгите на правилния рафт. Например всичките XXX книги биха имали синя точка и биха били на синия рафт на шкафа за книги.

Използването на тази система не само улеснява премахването на книгите, които той притежава в момента, но също така му казва къде да постави новите книги, които купува. Не забравяйте да създадете и публикувате легенда, така че да знаете кой цвят е равен на коя категория и не е нужно да помните.

За неговите офис документи, започнете с две прости категории, действие и справка. Създайте област за справка, която трябва да бъде подадена: поднос, кошче, кутия, капак към кутия, кошница и т.н. така че той може да пусне онези документи, които трябва да бъдат заведени в този контейнер, и вие можете да ги подадете за него. Вероятно ще трябва да работите заедно в началото, за да създадете Referencefiles, особено ако не разбирате работата му. Не забравяйте да започнете с широки категории като имена на файлове, но стойте далече от Разни, Справки и т.н.

Също така не забравяйте да създадете категориите въз основа на това как ще се използва информацията, а не откъде е дошла. Имената на файлове като „Имейли“, „Уебсайтове“ и „Статии“ са безполезни; те не ви казват какво има във файла, а само ви казват откъде е дошла информацията. Досиетата му за действие трябва да се съхраняват близо до него, така че да са лесно достъпни, докато той работи.

Ако няма чекмеджета в бюрото си, в което да може да постави файловете, или купете малък шкаф, който той може да държи близо до бюрото си или да го накара да сортира настолен компютър, за да може да запази текущите си файлове на бюрото си. Ако проектите му не се предоставят на файлове, можете да разгледате литература за сортиране на литература, която е поредица от „кубици“, в които той може да съхранява удобно и спретнато проектите си. Те се предлагат в различни размери и лесно могат да бъдат намерени в магазини за офис консумативи и каталози.

Актуализирано на 18 юни 2009 г.