Шкафовете за картотекиране не работят за съзнанието на ADHD: Помощ за хартиените хартии

Хартията е труден навик за разбиване

Нашето е хартиено общество.

Зависимостта от хартия започва с удостоверения за раждане и карти за социално осигуряване. Накратко децата стават производители на хартия. От скъпоценни пуйки от отпечатъци на ръце до карти за отчети, те носят вкъщи толкова много хартия, която е сърцераздирателна за изхвърляне. Някои ги пазите като сувенири; някои, които запазвате за известно време, за да ви напомнят за предмет на действие - като предстоящо екскурзия или проект.

Когато разбрах, че никога няма да бъда безхартиен, Промених целта си от премахване на цялата хартия на по-малко от нея.

Как започва хартиената купчина

Има два начина, по които повечето хора обработват хартията. Купчините хартия обикновено са първите. Започва с малка купчина поща на кухненския плот. Предмети, които трябва да съгласувате или да платите. Не подавате тези елементи, защото се нуждаят от действие, така че ги оставяте на очите.

Само нещата не се правят и те събират хартиени приятели. Документи за попълване, отстъпки за изпращане, купони за използване и кореспонденция за четене. Последната хартия, върху която се трупа е

списъци със задачи, напомняния за себе си и бележки, надраскани върху пликове, за да „не забравяте“. Всички ние имаме тези стекове. Пускаме ги, докато не издържим повече. След това сядаме и обработваме колкото можем, докато нещата отново станат по-управляеми.

[Безплатно ръководство за ADHD: Как да подредите дома си като професионалист]

Вторият начин за управление на хартията е да я подадете. Срещнах само шепа хора, които ефективно използват и поддържат домашна картотека. Останалите сме обречени. За мен, щом веднъж се подаде хартия, тя се забравя. Ние подаваме документи, защото ги имаме и се притесняваме, че някой ден ще ни трябват. В повечето случаи няма да го направим.

Как да организираме документооборота

Стъпка 1: Разберете, че имате нужда както от активни (купчини), така и от справочни (файлови) документи

Хартията е тук, за да остане, но не цялата хартия е създадена еднакво. Разбирането на разликата между активна хартия и референтна хартия ще улесни управлението.

[Прочетете това по-нататък: Трябва ли просто да изчистя цялата тази книга?]

Стъпка 2: Създайте свързващи материали за справочна хартия

Тъй като 85 процента от съдържанието в нашите картотеки може да бъде раздробена или рециклирана, нека започнем от там. Преглеждайте пет до десет файла всяка вечер и изхвърляйте колкото е възможно повече.

Референтният документ е най-лесен за обработка, тъй като действието, което е трябвало да се предприеме, вече е извършено. Купихте тостера, това е ръководството. Сменихте маслото на колата, това е разписката. Заведохте кучето си на ветеринар, това е сметката.

Почти цялата ваша справочна хартия може да бъде натрошена или рециклирана. В референтната категория хартия можете да се доближите до безхартиената, ако искате. След това можете да цифровизирате останалото или да направите свързващи вещества.

След като избирам колкото мога, поставям хартията, която е останала в подвързващи материали. Файловете са лесни за актуализиране, лесни за споделяне със съпруг / съпруга или домоуправител и лесни за завеждане на лекар, адвокат, училищна среща или с вас в евакуация. Преносимостта и лекотата на използване са ключови. Ако обаче вие ​​и вашето семейство се справяте добре с поддръжката и извличането на цифрови файлове, може да искате да цифровизирате останалите ви документи.

Стъпка 3: Създайте активна система за управление на хартия за купчините ви кухненски плот

Вместо да се надявате, че ще изпълните задачите на купчината и ще елиминирате купчината, приемете физическите напомняния за рутинни задачи.

Ключът към активната система за управление на хартията е да отделите определен ден и час, за да работите с хартията си. Правете сортирането си в един и същи ден всяка седмица и отлагайте задачите, които не можете да изпълните до следващата сесия.

Подобно на прането, съдовете и почистването на къщата, вашата активна купчина хартия трябва да се управлява всяка седмица. Седмичната система за управление на хартията (и избирането на вашите файлове в няколко избрани свързващи вещества) ще намали тревожността на хартията ви и ще облекчи товара ви.

Как да организираме документацията: Следващи стъпки

• Прочети:Как да преодолеете хаоса
• Изтегли:22 Стратегии за изчистване на бъркотията
• Уважаеми организаторски треньор:Как мога да запазя отгоре всички тези купчини?

Lisa Woodruff е основател и главен изпълнителен директор на Организирайте 365. Тя е учител, професионален организатор, подкастър, мотивационен лектор и експерт по производителност. Новата книга на Лиза е Решението за хартия.(#CommissionsEarned)

---

ПОДДРЪЖКА ДОПЪЛНЕНИЕ
Благодарим ви, че прочетохте ADDitude. За да подкрепим нашата мисия за предоставяне на образование и подкрепа за ADHD, моля, помислете за абонамент. Вашите читатели и поддръжка помагат да направим възможно нашето съдържание и обхват. Благодаря ти.

#CommissionsEarned
Като сътрудник на Amazon, ADDitude печели комисионна от квалифицирани покупки, направени от читатели на ADDitude, върху партньорските връзки, които споделяме.

Актуализирано на 19 октомври 2020 г.