Навигация на море от хартия

„Трябва да се справя с много документи от най-различни източници - документи на моите ученици, училищни документи на децата ми, поща, която може да бъде или не е важна, и просто неща. Кара ме да искам да плача, само за да си помисля как тези парчета хартия сякаш контролират живота ми. Какво мога да направя? ”- VMT, Мериленд

Вие отговаряте за хартията, тя не отговаря за вас. Вие имате целия контрол и силата; хартията няма нищо, освен това, което давате. След като наистина разберете това, става по-лесно да боравите с цялата хартия, която влиза в живота ви.

Първата стъпка е да подредите документите и да видите какво точно имате. Категоризирайте документите си и създайте място за поставяне на всеки тип хартия. Преглеждайте пощата си всеки ден и не забравяйте да поддържате голям кош за боклук или да рециклирате под ръка - не се страхувайте да качите. Кошче е един от най-недостатъчно използваните организационни инструменти, които имаме на разположение.

Пишете на Mail Preference Service, c / o Асоциация за директен маркетинг, P.O. Кутия 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, за да премахнете името си от списъците с нежелана поща.

Не забравяйте да включите всички варианти на правописа на вашето име и да ги пишете поне веднъж годишно. Това няма да премахне напълно вашата боклучна поща, но ще я намали с около 40%.

Обадете се на 1.888.5.OPT.OUT, за да премахнете името си от списъците за събиране на кредитни карти. Ако искате избирателно да премахнете каталозите от пощата си, просто изрежете или откъснете етикета на адреса на каталог, начертайте линия през вашия адрес, напишете „Моля, премахнете ме от списъка си за пощенски адреси“ и го изпратете до търговско дружество. Те ще се радват да премахнат името ви от списъка им.

Проследяването на документите на децата ви може да бъде толкова просто, колкото да дадете на всяко дете собствена IN кошница или поднос. Тъй като документите идват всеки ден от училище, детето (в зависимост от възрастта) е отговорно за зареждането на документите в своята кошница. Мой клиент прикрепи към кошниците си снимки на дъщерите си, вместо да използва имената им, за да идентифицира коя кошница принадлежи на кое дете. Наличието на отделни кошници или тави предпазва документите на децата да не се смесват с останалите хартии, които влизат в къщата.

Моето предположение е, че имате документи от вашите ученици, които изискват действия от ваша страна - или за четене, или за оценка или за преглед. Създайте зона за действие в близост до мястото, където предприемате това действие. Например, ако работите върху документите на вашите ученици на бюро, създайте табло за действие на бюрото или в близост до него, така че когато седнете да предприемете това действие, всички необходими документи се намират на едно място. Също така е важно да създадете зона за вашите документи за действие, за да разберете от пръв поглед кои документи все още изискват действия и кои не.

Ако обикновено предприемете действия върху студентските документи в кухнята или ги погледнете вечер в дневна, докато гледате телевизия, след това създайте тази зона за действие и вън в кухнята или хола стая. Една от клиентите ми прегледа вечерната й поща в хола, така че създадохме кутия за нея. Кутията съдържаше всичко необходимо, за да обработи пощата си, включително папки, така че докато мина през пощата си, тя просто пусна всяко парче в подходящата папка. Когато приключи, тя буквално просто върна капака на кутията и сложи кутията на пода до стола си. Дори да не е минавала през кутията няколко дни, всичко я чакаше, когато се приближи до нея. Лесно бихте могли да създадете нещо подобно, за да боравите с учениците на студентите си - имайте всичко необходимо обработете документите удобно, независимо дали са химикалки, маркери, гумички, стикери, лепило, лента, скоби, телбод отстраняване и т.н.

Ако създадете тази зона на бюрото си, тези елементи ще влязат в чекмедже; ако създадете тази зона в хола си, тогава можете да използвате и кутия.

Винаги ще има поща, която не можете да категоризирате или вземете решение веднага, така че е добре да имате област или папка за тези документи, към които трябва да се върнете. Ключът е да преглеждате тази област или папка всяка седмица и да я почиствате - вземете решение за тези елементи, които можете.

Тъй като хартиите бързо се натрупват, от решаващо значение е да останете в началото на входящите хартии. Планирайте време да преглеждате пощата и входящите документи всеки ден или вечер, така че да не се подрежда и станете огромна купчина - по-лесно е да работите през малка купчина всеки ден, отколкото една огромна купчина веднъж на няколко седмици. Това е много по-малко завладяващо и отнема по-малко време от деня ви.

Актуализирано на 16 октомври 2009 г.