Бъдете шефа: 9 стратегии за спестяване на здравина за ръководители на ADHD

Ами е мениджър за развитие на бизнес във финансова институция. Тя управлява 30 души в клонове в три града. Нейният дневен график се състои от много срещи с клиенти и провеждане на индивидуални и конферентни разговори с персонала, който докладва на нея. Входната й поща за електронна поща винаги е пълна, най-вече защото отнема твърде много време, за да пише отговори. Тя се бори с попълването на докладите навреме. Ами подчертава прегледа на представянето, защото мрази да дава отрицателна обратна връзка на служителите.

Джим е ръководител на проекти в голяма строителна фирма. Той координира множество проекти и управлява десетки хора. Половината от работния му ден се състои в планиране на срещи, другата половина го намира бомбардиран с телефонни обаждания и имейли, които изискват неговото внимание. Кабинетът му е каша, което прави по-предизвикателно да следите всички документи, записи и задачи, които да свършите. Въпреки че работи дълги часове и се прибира вкъщи през уикендите, той не може да навакса.

Джим и Ами са успешни ръководители, които са добри в работата си. Те имат ADHD. Едва ли са сами. Има хиляди възрастни с ADHD на ръководни и ръководни длъжности във всяка професия. Предизвикателството за Ами и Джим и много други в тяхната позиция е да се научат да управляват добре ADHD, така че работните им места да бъдат по-малко стресиращи и изтощителни. По-долу са представени някои стратегии, които те намериха за полезни.

1. Напишете свое собствено описание на работата

Повечето служители имат ясно дефинирана работа с конкретни цели и структурирани процедури. Това обикновено не е така изпълнителни длъжности, където очакванията и отговорностите са слабо дефинирани и отворени. Ако някой не ви е дал ясно, структурирано описание на работата, напишете си сам.

Кои са най-важните отговорности на вашата работа? Колко време трябва да отделите на всеки от тях? Кога разпределяте време за тези приоритетни задачи в графика си и как балансирате графика си, за да осигурите изпълнението на приоритетните задачи? Какви конкретни цели за изпълнение се стремите да постигнете и как последователно наблюдавате и оценявате напредъка си?

Вероятно е неструктурирана изпълнителна власт навсякъде, разсеяна от дребни неща и губене на време. Допълнителна опасност е, че без реалистични очаквания и здравословни граници работата на ръководителя може лесно да поеме живота му. Това, както откри Джим, е рецепта за изгаряне.

2. Направете планирането си основен приоритет

Отделете време, за да планирате, дългосрочни и краткосрочни, и помислете кой, какво и кои е проект. Проблемът за много мениджъри с ADHD е, че те се хващат да гасят пожари и не им е нужно време, за да гледат напред и да планират ефективно. Дългосрочният резултат често е катастрофа.

Джим научи, че колкото по-ефективен е той при планирането, толкова по-малко пожари трябва да гаси. „Най-важната ми задача като изпълнителен директор е да не гася пожари, а по-скоро да предотвратя изгарянето на пожари.“ Основна краткосрочна задачите, като срещи, са насрочени в неговия плановик, като известията и напомнянията се изпращат на участниците от неговия офис асистент. По-дългосрочните и по-сложни проекти се планират подробно с помощта на софтуерна програма за управление на проекти, като Microsoft Project.

3. Минимизиране на разсейванията

Колкото по-раздразнителен е човек и колкото повече подробности трябва да се справи, толкова по-голяма е нуждата от организирана работна среда. Направете го като текуща мисия за премахване и намаляване на разсейването на бюрото и в офиса ви.

За Ами най-големият проблем беше наводнението от имейли. Всеки път, когато спираше да чете един, тя обясняваше: „Имах ужасно време да се върна на път.“ Решението беше да се даде самата тя посвети времена за електронна поща за четене и отговаряне на имейли и да ги игнорира, когато трябва да се съсредоточи върху други планирани задачи.

Проблемът за Джим беше, че бюрото му беше изправено пред стъклена стена, която гледаше към по-големия офис комплекс. Решението беше да обърне бюрото си така, че да се сблъска с непрозрачна стена.

Ефективни изпълнителни делегати; неефективен не. Делегирането добре изисква да сте наясно кои задачи трябва да бъдат делегирани и кои не. Делегирайте задачи, които някой може да върши, както и вие, за да освободите време и енергия за задачи, които изискват вашия собствен опит. Бъдете чувствителни да не делегирате задачи, които служителят не е в състояние да управлява, и приветствайте честна обратна връзка, ако възникнат тези ситуации.

Делегирането добре изисква преодоляване на гордостта ви. Джим не искаше да се делегира, защото „не исках да изглеждам, че се треся.“ Това беше случай на по-усилена работа, но по-тъп. Джим отхвърли този навик.

4. Научете кога да кажете „Не“

Има две основни причини, поради които много ръководители са затрупани от работата си. Те може да са неефективни, като в този случай решението е да се подобри производителността чрез стратегии за справяне като споменатите тук. Втора причина за чувство на преумора е поемането на твърде много работа. Единственото решение да бъдете прекалено ангажирани е да намалите натовареността си. Ако съкращаването на неуправляемото натоварване не е опция - например, ако висшето ръководство не е съгласно - дългосрочното решение може да бъде намери друга работа.

Ефективният изпълнителен директор винаги трябва да е наясно какво е изпълнимо или не е възможно и да поеме ангажименти или да откаже съответно заявките. Един от повтарящите се проблеми за Ами беше, че шефът й ще я помоли да се справи с проблемите, без да се съобразява с текущите проекти на бюрото си. Тя трябваше и в крайна сметка го направи, станете уверени и кажете на шефа си, "Мога да се погрижа за това или мога да се погрижа за това, но не мога да направя и двете."

Друг проблем бяха твърде много молби от хора, които ѝ съобщават за разсрочване на телефонни срещи или други планирани събития. Това хвърляше нейния собствен график в хаос и тя трябваше да каже „не“ на подобни молби.

5. Бъдете добри, не перфектни

След като прегледате, приоритизирате и планирате деня си, направете всичко възможно, за да изпълните задачите в рамките на определените за тях срокове. Ами имаше склонност да се губи в малки подробности и се оплака: „Винаги се опитвам да преорганизирам информация“, за да направя доклади или имейли перфектни. тя перфекционизъм, в съчетание с нейното разсейване, забави производителността си до скоростта на меласата. Само като се принуди да спре по график - като настрои аларма, за да я предупреди, че има 10 минути и след това се отказа от задачата, когато времето настъпи - че тя е в състояние да остане на върха на тежката си натоварване.

6. Поддържайте срещите кратки и съсредоточени

Независимо дали провеждате вътрешна или външна среща, винаги подготвяйте кратка програма и се придържайте към нея. Това не само ви помага да организирате информацията, но спестява време на всички. Дръжте срещата плътно фокусирана и върху темата и насочете разговора обратно към дневния ред, когато другите (или вие!) Излязат от пътя.

7. Не се агонизирайте над отзивите за ефективност

Много хора с ADHD са хора, които са доволни и чувствителни към дискомфорта или болката на другите. Дискомфортът на Ами от отзивите за изпълнение дойде от притеснението й получаването на конструктивна критика прави някои хора неудобни. Тя спря да отлага, когато преосмисли прегледа на представянето като възможност за преподаване, а не за конфронтация. Оценката стана възможност да каже на служителите си как да бъдат по-ефективни в работата си.

8. Гориво си

Когато се изкушавате да работите през обяда, не го правете. Поддържането на здравословно ниво на кръвната захар е от съществено значение за вниманието и концентрацията. Освен хранене, краткото време, което предлага почивка за обяд, помага да се предотврати умствената умора следобед.

9. Планирайте рутинни задачи

Обикновените задачи често се избягват или забравят, освен ако не станат навици. Рутинизирайте текущите отговорности чрез прилагане на процедура, която следвате по зададен график. Включете разходни фишове до обяд всеки петък. Помолете вашия офис асистент да ви напомни, ако забравите или отложите. Тази промяна помогна на Джим и Ами да останат на върха на нещата.

Актуализирано на 16 декември 2019 г.