Чист офис за 120 минути (или по-малко!)

Проблем с организацията на четеца: „Бюрото ми беше лудо разхвърляно и съпругата ми и аз не можехме да работим там. Стана толкова лошо, че трябваше да държим дъщерята си на малко дете от стаята, защото офис консумативите щяха да се разлеят от работния плот на пода. Има ли подходящи за ADHD начини декларирайте офиса си?”

M, успешен уеб дизайнер с ADHD, се бори за контролна трупане на бюрото си в домашния си офис. Той е работил на свободна практика у дома, когато не е работил на пълен работен ден. M видях работния плот като входяща „всичко в едно“, купчини елементи - файлове, компактдискове, компютърни кабели, тениски - един върху друг.

Организиращото предизвикателство

M споделя работното пространство със своята организирана съпруга Дж., Която трябваше да работи у дома. Мъката ми не й остави място и това създаде триене между двойката. J помоли съпруга си да почисти бъркотията преди една година, и въпреки че не се караха за претрупването, J се разстрои поради липсата на напредък на M.

На въпроса му как се чувства на бюрото, M отговори: „Това е смут и знам, че трябва да направя нещо по въпроса. Просто не знам откъде да започна. "

J посегна към професионален организатор, за да помогне на М. Тя искаше да отвори стаята, като намали струпването - и да сведе до минимум триенето между нея и съпруга си с ADHD.

[Безплатно изтегляне: Стратегии за разрушаване на Y22 за възрастни с ADHD]

За по-малко от два часа M, J и аз преобразихме бюрото - и стаята. Двойката беше шокирана колко малко време отне. Аз полу шеговито казах: „Ти спаси брака ни.” Дж. Каза: „Ти промени живота ни в живота.“

Стъпка 1: Бързо сортирайте затрудненията в четири категории: Пазете, Кошче / Рециклирайте, Раздробявайте и На друго място.

Използвахме три картонени кутии за банкери (Keep, Shred, Belongs Elsewhere) и две торби за боклук (Trash and Recycle). Кошче / рециклиране и раздробяване трябва да са най-големите ви купчини. Наричам това „бърз сорт“, защото всичко, освен боклука, ще бъде пренасочено, така че можете да вземате решения бързо. (30 минути)

Тази стъпка дава възможност на възрастните с ADHD да пробият препятствието да не знаят откъде да започнат и страха от изхвърляне на ценни предмети. Винаги можете да решите по-късно, ако искате да ги прехвърлите в друга категория (от Belongs Elsewhere, например, в Keep). Ако не можеш поддържайте фокуса си за 30 минути, поставете a часовник за 10-минутни работни периоди. Направете кратка почивка след всеки период.

[Загуби на време и убийства на производителността по време на работа]

Стъпка 2: Направете подробен вид на елементите в полето Keep.

В крайна сметка завършихме с хартии, компактдискове, книги, електронно оборудване (компютърни аксесоари и кабели) и общи офис консумативи (химикалки и фиби). (10 минути)

Стъпка 3: Започнете с лесна задача, за да не се преуморите.

М и намерих дом за някои елементи от кутията Keep. Поставихме книги на рафтовете за книги и офис консумативите в чекмеджетата на бюрата. На рафта с книги се виждат, но не са претрупани: При сканирането виждате рафт с книги, а не други предмети.

Чекмеджетата на бюрото са трудни за възрастни с ADHD, които имат синдром „извън полезрението, извън ума“. Ключът е да съхранявате основен материал от един и същ общ тип в едно чекмедже. Имах в магазина често използвани офис консумативи в първите две чекмеджета и по-рядко използвани компютърни аксесоари в долното чекмедже.

За да изградя увереността на M и J, ги накарах да направят още една лесна задача: поставянето на CD (или CD-ROM софтуер) в CD портфейл. Портфейлът се побира добре на рафта с книги, като намалява до минимум пространството, което заема колекцията от CD. Той също така групира подобни елементи заедно, така че M и J могат да ги намерят бързо. (7 минути)

Стъпка 4: Поставете рядко използвано електронно оборудване в стара пощенска кутия.

Файлът на чекмеджето на Елфа, който той използва като входяща кутия, не му помага да бъде организиран. Натрупваше повече неща - и намираше по-малко от него. Съхранихме предмети (допълнителна мишка, кабели, USB хъб и зарядно за батерии) в него и го поставихме в офис наблизо. Закупихме притежател на писма, който да използваме като пощенска кутия (вижте стъпка 10). М отбеляза: „Стаята вече е по-малко претрупана.“ (5 минути)

Стъпка 5: Файл документи в комплект за организация на файлове като FreedomFiler система.

Тази система за подаване на данни всичко в едно елиминира необходимостта от преминаване през купчини хартия, за да решите какво да запазите и какво да изхвърлите. Цветно кодираното FreedomFiler ви позволява да знаете кога можете да се отървете от документ или кога да го преместите в друга категория. Вие настройвате файловете веднъж - не е необходимо да ги ресталирате всяка година. [Първоначалната настройка на системата FreedomFiler може да отнеме до час, въпреки че компанията предлага и по-прост, предварително сглобен комплект.] (20 минути)

Стъпка 6: Shred елементи в полето Shred.

Направете го сега - не го правете отлагам и чакай до утре! (20 минути)

Стъпка 7: Адрес на каша / Рециклиране.

Ако възрастните с ADHD не изхвърлят боклука и рециклират елементи, те ще седят там седмици наред! (2 минути)

Стъпка 8: Преместете артикулите от полето Belongs Elsewhere в други стаи.

Може да откриете, че изхвърляте повече неща, докато се опитвате да намерите дом за всичко, което се е натрупало на бюрото ви. (15 минути)

Стъпка 9: Настройка на нова пощенска кутия.

Използвахме стъпков органайзер за десктоп със слотове за входяща поща, разписки за работа на свободна практика и информация за завършилите училище. Малките пространства за съхранение не позволявайте документите да се трупат. Вертикалното разстояние ги поддържаше в полезрението. (5 минути)

Стъпка 10: Разработване на нови процедури.

M отваря електронната си поща всеки ден и я подава във файла „входяща кутия“ (ако изисква действие) или в комплекта за организация на файлове. Преди да напусне офиса през нощта, M изчиства работния си плот и оставя нещата. Изпразва своята пощенска кутия седмично. Закачихме стъклена дъска за съобщения над бюрото, където се виждат важни бележки и копие от ежедневните му рутини.

„Когато намерихме дом за всички струпвания, жена ми и аз започнахме да дишаме по-лесно и да се разбираме отново“, каза М. „Смешно е как струпването може да повлияе на настроението ви.“

Картонени кутии за банкери (22 долара за 4; staples.com) за сортиране. Те са здрави - подредени един върху друг, могат да издържат 550 килограма - и лесно се разграждат и сглобяват отново.

Micro-Cut Shredder с 15 листа с телбод (250 долара; staples.com) помага да се справите с купчини, които се натрупват; използвайте седмичен график за раздробяване.

FreedomFiler ($ 32; freedomfiler.com) за безупречно подаване на хартия. Продуктът се предлага с цветни етикети и инструкции за употреба. Вие доставяте висящите папки, както и чекмеджето или кутията за съхранение на файловете. Като алтернатива, The Готова система ($ 140) се предлага в комплект с папки, етикети и щайга, в която се съхраняват файловете. Можете да разширите системата, ако е необходимо.

Притежател на писмо със сребърна мрежа ($ 5; containerstore.com) замества входяща поща. Разполага с отделни слотове за сметки, документи и
списъци - визуалната мрежа ви позволява бързо да намерите елементи.

CD Logic за портфейл с капацитет 92 ($ 23; caselogic.com) Хвърлете калъфи за бижута и поставете портфейла на CD на рафт с книги, като книга.

Стъклен съвет за съобщения ($ 20; organizedliving.com) запазва списъци със задачи и важна информация.

Портофино кутия за съхранение на офис ($ 35; containerstore.com) е перфектният размер за съхраняване на лични писма и други специални предмети.

Файл на чекмеджето Elfa (10 долара; containerstore.com) Използвайте го, за да държите допълнителна електроника и шнурове.

[Как да подредя в работата?]

Актуализирано на 6 декември 2018 г.