Комуникация на работното място: ADHD Cheat Sheet

Разпространете думата: Ефективните комуникационни умения са от основно значение за всяка кариера. Независимо от индустрията или длъжността, знанието как да предадете съобщението си ще ви помогне да постигнете желания резултат.

От писане на имейли до провеждане на срещи, усъвършенствайте ефективността комуникация на работното място с тези съвети.

Как да общуваме ефективно по време на работа

1. Какво е вашето послание?

• Преди да обсъдите или да се срещнете, помислете. Коя е вашата публика? Какво искате да вземе вашата публика? Искате ли да информирате аудиторията си за състоянието на проекта? Трябва ли да ги уведомите за промяна или проблем?
• Определете призив за действие. Искате вашата аудитория да направи нещо с информацията, която сте предоставили. Иначе защо общувате? Примерите за подканващи думи и фрази включват следното: преглед; предоставя вход; одобрявам; Вземи решение; план; и създавайте.
• Какво трябва да знае вашата аудитория, за да действа според призива ви за действие? Ако сте виновен за словесна диария, планирайте, прецизирайте и репетирайте посланието си. Избягвайте да повтаряте информация, която вашата аудитория вече знае.
  instagram viewer
• Какъв е най-добрият начин да предадете съобщението си? Среща? Имейл? Бързо телефонно обаждане?

2. Доставете съобщението

Съвети за писане на имейл

Яснотата и краткостта са ключови за ефективните имейли. В тази ера на информационно претоварване хората няма да търсят вашето съобщение.

• Напишете ясна тема, която включва следното:
  • предметът
  • [CALL to ACTION], ако има такъв
  • краен срок, ако има такъв
  • Ето примерен ред за тема: [ИЗИСКВА СЕ РЕШЕНИЕ] Решение на доставчика на проект ABC до ноем. 16, 14:00 ET
• Накратко изложете информацията в тялото на имейла.
  • Започнете с призива за действие. Пишете, "Изпращам ви това, защото трябва да вземем решение относно [x] до [час].“
  • Предоставяйте само подходяща информация. Основното правило е не повече от пет изречения. Разбира се, дължината ще зависи от темата.
• Направете имейла си сканируем.
  • Да предположим, че читателите ще прегледат вашето съобщение. Точките помагат за насочването на читателя и насърчават краткостта от ваша страна.
  • Използвайте подзаглавия за групиране на информация.
  • Маркирайте, удебелете и/или подчертайте основния текст.
  • Използвайте интервали, за да разделите блокове от текст.
  • Когато е приложимо, предоставете опции и следващи стъпки в номерирана форма.

3. Провеждайте ефективни срещи

• Създайте и изберете най-добрите условия за насърчаване на фокуса.
  • Елиминирайте всички възможни разсейване. Избягвайте да се срещате в оживено кафене или дори в оживен ъгъл на офиса, например, ако шумовете ви разсейват.
  • Планирайте да се срещнете, когато сте спокойни и нащрек. Не се срещайте по време на най-стресиращата част от деня ви или когато сте уморени и губите фокус.
• Подгответе времеви дневен ред за да поддържате срещата по план и да продължите напред.
  • Включете подходяща и полезна основна информация в дневния си ред. Носете подкрепящи документи, ако е необходимо. Копирайте присъстващите в информацията, ако е голяма среща.
• Планирайте да си водите бележки.
  • Запишете сесията за лесна справка. Можете да създадете препис от аудио файла, въпреки че много инструменти днес позволяват генериране на препис в реално време, докато записът е в ход.

[Прочетете: Как да се разбираме с работните групи]

• Водете срещата с призива за действие и „защо“.
  • Пригответе се със списък с потенциални решения за постигане на призива за действие.
• Планирайте въпроси и възражения.
  • Очаквайте притеснения. Мислете проактивно за решения. Помислете за извличане на повече данни, предоставяне на актуализиран проект крайни срокове, разглеждане на предприетите мерки за избягване на проблеми и др.
  • Бъди любопитен относно гледните точки и мотивацията на другите. Слушайте думите им; не използвайте времето им за говорене, за да измислите отговор. Помолете говорещия да сподели конкретни примери, ако имате нужда от тях.
  • Дайте си време да отговорите на трудни въпроси. Ако ви е трудно да извадите мислите си в момента, кажете, „Това е добра точка. Може ли малко време да помисля за това и да се свържа с вас?“ Паузата е добре; това е много по-добре, отколкото да изречете отговор и показва на другия човек, че ви е грижа достатъчно, за да развиете изчерпателен отговор.
  • Перифразирайте за да покажете на другия човек, че разбирате какво казва. Казвам, „Това, което разбирам от това, което казахте, е [x]. Вярно ли е?"
• Планирайте как ще се справите с негативните емоции.
  • Използвайте скриптове, за да поставите действието на пауза. Казвам, „Имам нужда от момент. Можем ли да вземем 5 минути почивка, за да се съберем?“
  • Правете прости дихателни упражнения. Дори няколко дълбоки вдишвания са достатъчни, за да се успокоят.
  • Съхранявайте списък на положителни утвърждения да си кажеш в момента. Казвам, „Фокусирам се върху решенията, а не върху проблемите.“ и „Аз контролирам емоциите си. Избирам да отговоря с благодат.“
• Записвайте решенията и резултатите. Повторете следващите стъпки, отговорности, крайни срокове и друга важна информация, която идва от вашата среща.

Комуникация на работното място с ADHD: Следващи стъпки

• Безплатно сваляне: 10 правила за производителност на работа, доказваща ADHD
• Прочети: Където се срещат концентрацията, умората и нервността
• Блог: „Споделях ли прекалено много, като казах на новите си колеги, че обичайно споделям повече?“

Съдържанието на тази статия е извлечено отчасти от уебинара на ADDitude ADHD Experts, озаглавен „GTD @ Работа с ADHD: Как да зададете очаквания, да спазвате крайни срокове и да увеличите производителността” [Video Replay & Podcast #431] с Linda Walker, PCC, което беше излъчено на 15 ноември 2022 г.

---

ПРАЗНУВАМЕ 25 ГОДИНИ ДОБАВКА
От 1998 г. ADDitude работи за предоставяне на образование и насоки за ADHD чрез уебинари, бюлетини, ангажираност на общността и своето новаторско списание. В подкрепа на мисията на ADDitude, моля, помислете за абониране. Вашата читателска аудитория и подкрепа помагат да направим възможно нашето съдържание и обхват. Благодаря ти.

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• Pinterest